واحد مالی

تلفن تماس: ۳۶۶۶۸۸۸۸ - ۰۵۱

واحد مالی

امور مالی

ثبت کلیه عملیات مالی موسسه (اعم از محاسبه هزینه پروژه ها، خریدها، درآمدها، حقوق و مزایای کارکنان و پزشکان، بهای تمام شده، اموال، کنترل جریان نقدینگی، وصول مطالبات) بصورت روزانه در دفاتر حسابداری و بررسی و تنظیم و نگهداری حسابها
تهیه گزارشها، صورتهای مالی (ترازنامه ، صورت سود و زیان و …) و تنظیم بودجه بر اساس فعالیتها و برنامه های مصوب
تهیه و ارائه گزارشهای تخصصی و تجزیه و تحلیل آمار و اطلاعات مورد نیاز در زمینه فعالیتهای مالی، حسابداری ،تداركاتی و انبارداری به مدیریت جهت اتخاد تصمیمات لازم
پاسخگویی به بازرسان و حسابرسان موسسه و …

شرح وظایف واحد اسناد و مدارک پزشکی

پرونده پزشکی از فرم های متنوع و ویژه ای برای مراقبت و مداوای بیماران تشکیل شده است. قبل از ترخیص بیمار و بایگانی نهایی پرونده پزشکی باید از نظرتکمیل اجزاء مورد بررسی قرار گیرد. مسئولیت تجزیه و تحلیل کمی و کیفی پرونده در جهت تکامل پرونده پزشکی بر عهده کارشناس مدارک پزشکی می باشد.

کد گذاری بیماریها و اعمال جراحی بر اساس طبقه بندی بین المللی بیماریها (ICD10,ICD9 ) در سیستم HIS
بررسی و تجزیه و تحلیل فرم های مدارک پزشکی
پیگیری و رفع نقص پرونده ها به لحاظ کیفی و کمی
کنترل اسناد بیمه ای به منظور جلوگیری از کسورات
کنترل و نظارت بر به روز کردن قیمت داروها و تجهیزات مصرفی بر اساس قیمت های ارائه شده در سایت سازمان های بیمه گر
ارسال پرونده های بستری و نسخ سرپایی به بیمه ها و انجام پیگیریهای مربوطه

واحد ترخیص و درآمد

بر اساس طرح خودگردانی بیمارستان تامین کلیه هزینه های بیمارستان از جمله حقوق پرسنل، پزشکان، لوازم مصرفی و … از محل درآمد بیمارستان می باشد که این امر ضرورت توجه به مدیریت مالی و به طور خاص واحد درآمد را در بر دارد . بخش اعظمی از درآمد های هر موسسه درمانی از طریق عقد قرارداد با سازمان های بیمه ای و ارائه خدمات درمانی به افراد بیمه شده آنها تامین می گردد که ضمن کنترل و نظارت بر کل پرونده های بستری، کنترل داروهای مصرفی و اقدامات پاراکیلینیکی و محاسبه صورتحساب بیماران بر اساس پرداختی بیمه و ارسال به موقع اسناد به واحد اسناد پزشکی بعهده واحد ترخیص می باشد

تنظیم و محاسبه صورتحساب خدمات ارائه شده به بیماران بر اساس تعرفه های مشخص شده
مجوز خروج بیماران پس از تسویه حساب با بیمارستان
ثبت و نگهداری و ارائه گزارش از کلیه اطلاعات مربوطه به درآمد های نقدی و غیر نقدی
هماهنگ کردن واحد ترخیص و بخشها با نمایندگان بیمه

خرید و تدارکات

سرپرست و پرسنل واحد خرید و تدارکات مسئولیت خرید و تهیه کلیه مایحتاج بیمارستان را برعهده دارند که با جستجوی وسیع در بازار و شناسایی تامین کنندگان موجود ضمن مقایسه قیمت ها و کیفیت کالاها و خدمات، بهترین و با کیفیت ترین کالا و خدمات را با کمترین قیمت تهیه می کنند. خرید و تدارکات یکی از واحدهای ستادی هر سازمان یا شرکت در جهت رسیدن به اهدافش می باشد و تمامی امور مرتبط با خرید کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام تمامی فرایندها را در بر می گیرد. واحد خرید و تدارکات با تمامی بخش های موسسه در ارتباط است و به نوعی ارتباط موسسه با فروشندگان را برقرار می سازد. هدف اصلی واحد خرید و تدارکات، تهیه به موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش های مختلف و رفع نیاز آنها به منظور دستیابی به اهداف سازمانی است.

واحد انبار

کنترل لحظه ای میزان موجودی لوازم و کالاهای مورد نیاز بیمارستان
-دریافت کلیه کالاهای خریداری شده و حفظ و صیانت از موجودی ها و تحویل به موقع آنها به واحدهای درخواست کننده
انبار گردانی در طی سال جهت تطابق موجودی واقعی (فیزیكی)و موجودی طبق سیستم
تهیه گزارش به مدیر مربوطه در خصوص كالاهای منقضی شده

پذیرش کلینیک ها و صندوق

نوبت دهی به بیماران و مراجعین کلینیک ها طبق برنامه تنظیم شده
صدور قبض جهت واحدهای پاراکلینیکی شامل آزمایشگاه، رادیولوژی، نوار عصب و عضله، واحد اورژانس، اکانت اینترنت و غیره
دریافت وجه نقد از بیماران
محاسبه درآمد نقدی بصورت روزانه

طراحی و پیاده‌سازی نرم افزار یکپارچه بهای تمام شده بر مبنای فعالیت با رویکرد بهبود به TDABC در بیمارستان رضوی مشهد

سیستم هزینه‌یابی ﺑﺮ ﻣﺒﻨﺎی ﻓﻌﺎلیت (ABC) ازجمله راه‌هایی است که باعث شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها، حرکت در جهت بهبود مداوم فرآیندها و در نهایت اثربخشی و کارایی سازمان می‌شود. بر اساس پژوهش‌های انجام شده در داخل و خارج کشور، این سیستم نسبت به سیستم سنتی، بهای تمام شده صحیح تری را برای تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری مدیران در اختیار آنان قرار می‌دهد. با توجه به افزایش تقاضا برای خدمات درمانی، نقش بهای تمام شده خدمات در تحلیل‌های مدیریتی بسیار پررنگ است و مدیران واحدهای درمانی بالاخص واحدهای درمانی خصوصی یا خودگردان، کاهش هزینه‌ها وارائه خدمات بهتر به بیماران را مورد توجه خاص قرار می دهند.

نرم افزار یکپارچه بهای تمام شده بر مبنای فعالیت با رویکرد بهبود به TDABC

بیمارستان رضوی به همت آستان قدس رضوی در سال ۱۳۸۴ در شهر مقدس مشهد تاسیس و با تجهیز آخرین تکنولوژی های روز و با استفاده از نیروهای متخصص موفق به کسب رتبه ارزشیابی درجه یک عالی گردید. این بیمارستان دارای ۳۲۰ تختخواب در بخشهای بستری و بیش از ۳۲ کلینیک تخصصی و فوق تخصصی و انواع بخشهای پاراکلینیکی شامل دپارتمان آزمایشگاه ، دپارتمان تصویربرداری ، اندوسکوپی ، فیزیوتراپی ، بازتوانی قلب و … میباشد.

با توجه به چشم انداز آتی بیمارستان رضوی در حوزه سلامت به ویژه توریسم درمانی و گستردگی فعالیت های بیمارستان و بالا بودن هزینه های سربار بالاخص هزینه های استهلاک تجهیزات مدرنی که از کشورهای پیشرفته تهیه شده است ، مدیریت هزینه ها و تخصیص صحیح آن به خدمات درمانی از طریق هزینه یابی بر مبنای فعالیت مورد نیاز بود.

هدف از انتخاب سیستم هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت (ABC) در بیمارستان رضوی

سیستم هزینه یابی برمبنای فعالیت (ABC) ، بهای تمام شده خدمات را از طریق برقراری ارتباط بین هزینه‌های سازمانی به فعالیت‌های موردنیاز برای انجام خدمات محاسبه می کند. توجه جدی محافل دانشگاهی و حرفه ای به این رابطه در دهه ۱۹۸۰ میلادی بیشتر جلب شد. در این روش ابتدا هزینه‌ها به فعالیت‌ها تخصیص می یابد وسپس هزینه‌های تخصیص یافته به فعالیت به موضوع هزینه یا همان خدمت نهایی ارایه شده اختصاص می‌یابد. از نظر فرآیندی در سیستم ABC،طرح ریزی هزینه‌ها با تاکید بر فرآیند بهبود است. این روش را می توان برای شناسایی و بهبود فعالیت‌هایی بکار برد که باعث افزایش هزینه‌ها می شوند،بدون آنکه ارزش افزوده‌ای را جهت دریافت کنندگان خدمت ایجاد کنند.

اگر چه سیستم هزینه یابی برمبنای فعالیت (ABC) از ابتدا در سازمانهای تولیدی مطرح و تکامل یافت اما با مشخص شدن نتایج مثبت حاصل از بکارگیری آن این سیستم در سازمانهای خدماتی نظیر بیمارستان‌ها نیز بکار گرفته شد. به طوریکه تا سال ۱۹۹۷ بیش از ۲۰% بیمارستان‌های آمریکا و کانادا از سیستم ABC برای محاسبه بهای تمام شده خدمات ارائه شده و کنترل هزینه‌ها استفاده کردند.

اهمیت سیستم ABC به این دلیل است که این سیستم می تواند با دسته بندی و استانداردسازی فعالیت‌ها، اطلاعاتی را تهیه کند که به واسطه آن می توان منابع و ظرفیت‌های بلااستفاده موجود را شناسایی کرد و با کاهش این ظرفیتها و بکارگیری آن در سایر فعالیت‌ها ،هزینه ارائه خدمات را کاهش داد.

استفاده از این روش، از یک طرف نیازمند بستر اطلاعاتی کامل و بروز و از طرف دیگر دانش، تجربه و پیگیری مجدانه در مدیریت و کارشناسان تیم ABC بود. همچنین پیش‌بینی می‌شد مطالعه، طراحی، پیاده‌سازی و اجرای این سیستم زمان‌بر باشد. با حمایت مدیریت و با بهره‌گیری از مشاورین و در اختیار داشتن کادر مجرب و بستر اطلاعاتی مورد نیاز، طراحی و پیاده سازی این سیستم در دستور کار قرار گرفت.

طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار بهای تمام شده بر مبنای فعالیت در بیمارستان رضوی

با توجه به اینکه در حوزه سلامت، اهمیت و حجم اطلاعات و پردازش‌ها به گونه ای است که نیازمند بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی بیمارستانی (HIS) در کنار سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) می‌باشد، این مهم از ابتدای فعالیت بیمارستان رضوی مورد توجه بوده است. به نحوی که فعالیت اکثر بخش‌ها تحت پوشش سیستم نرم‌افزاری قرار گرفته و از آن مهمتر ارتباط یکپارچه این دو سیستم با یکدیگر برقرار می باشد. همچنین سیستم ABC در بیمارستان ها نیازمند داده‌های فراوانی است که در عین حال، باید بروز باشد. بر این اساس بستر ارائه این داده‌ها با وجود HIS و MIS تا حدود زیادی آماده گردید. همچنین جهت تکمیل کادر تیم ABC اقدام به جلب همکاری اساتید برجسته حسابداری و جذب اعضای جدید گردید. از آنجایی که اجرای سیستم ABC نیازمند یک برنامه ریزی دقیق در مراحل طراحی، پیاده‌سازی، اجرا و بهبود می‌باشد، کمیته ABC تشکیل و جلسات منظم به منظور هماهنگی و پیشبرد مستمر پروژه، برنامه‌ریزی گردید. با بازدید پرفسور محمد نمازی از کلیه بخشهای بیمارستان (عملیاتی وغیر عملیاتی ) پروژه بهای تمام شده بر مبنای فعالیت در دی ماه سال ۱۳۸۷ کلید خورد.

در جلسات منظم کمیته ABC در خصوص شناسایی مراکز هزینه، فعالیت‌ها، محرک‌های هزینه، خروجی‌های هر بخش‌، ارتباط فعالیت‌ها و خروجی‌ها، جمع آوری اطلاعات از بخشهای مختلف، نحوه جمع‌آوری آمارهای موجود در بخشها و … بحث و تبادل نظر گردید. در گردآوری اطلاعات از مشاهده، مصاحبه، مطالعه اسناد و مدارک مرتبط، پرسشنامه و تجربیات و سایر فرم‌ها استفاده شد.

بدین صورت که ابتدا بر اساس نیاز های مدیریت و چارت سازمانی مراکز هزینه شناسایی و بر مبنای آن کدینگ حسابداری بازنگری و کلیه هزینه ها به تفکیک ماهیت و مراکز هزینه ثبت گردید.سپس مراکز هزینه بر اساس شناخت انجام شده از وظایف هر یک ، به سه نوع عملیاتی، پشتیبانی و اداری دسته بندی شد.

سپس با توجه به ماهیت خدمات قابل ارائه در هر مرکز هزینه پشتیبانی، محرک هزینه متناسبی شناسایی گردید. همچنین مقادیر محرکهایی که نیاز به استعلام داشت با استفاده از فرم های مربوطه از مراکز هزینه و سایر مقادیر محرکها از اطلاعات موجود در نرم افزار های یکپارچه MISو HIS گردآوری شد. با استفاده از روش معادلات همزمان یا تسهیم دو طرفه که دقیق ترین و پیچیده ترین روش تسهیم می باشد و بر اساس نیاز مدیریت، هزینه های مراکز پشتیبانی و اداری به مراکز هزینه عملیاتی تسهیم گردید. بر اساس مشاهده ، مصاحبه و پرسشنامه های دریافتی از بخشها ، فعالیت ها و محرکها ی مربوطه در هر مرکز هزینه شناسایی و مقادیر آن ها گردآوری گردید.

بر اساس مقادیر محرکهای فعالیت ، هزینه های هر بخش به فعالیت های آن اختصاص یافت و بهای تمام شده هر فعالیت بدست آمد. سپس با طی همین روش ، فعالیتها به خدمات تخصیص یافت.

با دستیابی به بهای تمام شده هر خدمت، گزارشات متنوع مدیریتی شامل : بهای تمام شده بیمار، بخش ها، پزشک، بیمه ها و قراردادها و تخت روز بستری ارائه که در مقایسه با درآمد های حاصله، قدرت تصمیم گیری مدیریت را دو چندان نمود.

جهت مکانیزه کردن محاسبات و تکمیل بستر اطلاعاتی، علاوه بر اصلاحات در زیر سیستم های موجود، زیر سیستمهای جدید مورد نیاز به صورت یکپارچه تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی گردید. همچنین به موازات، محاسبات بهای تمام شده به صورت غیره مکانیزه نیز اجرا گردید.

پس ازتکمیل اطلاعات، تهیه اسناد تحلیل جهت برنامه‌نویسی در دستور کار قرار گرفت و سپس طراحی نرم‌افزار آغاز گردید. جمع آوری داده‌های استاندارد، مقادیر محرک‌های هزینه، محرک‌های فعالیت‌ها و محاسبات بصورت پایلوت ابتدا در واحد آزمایشگاه و سپس در کلیه بخشهای بیمارستان و به صورت کاملا مکانیزه با استفاده از نرم افزار یکپارچه طراحی شده که ارتباط مستقیم با نرم افزار های یکپارچه HIS و MIS بیمارستانی داشت صورت پذیرفت، که شرکت فرآیند پردازان فراسو(پیمانکار بیمارستان) وظیفه برنامه نویسی و اجراء مکانیزم های فوق را عهدار بوده است.

بهبود تدریجی سیستم به منظور ارتقا به TDABC

از آنجایی که در چرخه حیات هر سیستم اطلاعاتی، پس از مراحل پیاده‌سازی و به‌کارگیری، بهبود تدریجی قرار دارد، و نیز بر اساس پژوهش‌های انجام شده توسط محققین داخلی و خارجی روش بهای تمام شده بر مبنای فعالیت زمان‌گرا (TDABC) مزایای بسیاری نسبت به ABC دارد لذا کمیته ABC بیمارستان رضوی اقدام به تغییر روش از ABC به TDABC را در دستور کار قرارداد و این بهبود در حال انجام است.

کمیته طراحی و پیاده سازی ABC در بیمارستان رضوی مشهد

کمیته ABC بیمارستان رضوی به مدیریت جناب آقای پروفسور محمد نمازی و متشکل از جناب آقایان دکتر مهدوی پور مشاور بهای تمام شده ، غفور خرامهر معاونت مالی و اداری بیمارستان ، هادی نجاتیان مدیر امور مالی بیمارستان ، کارشناسان ارشد حسابداری و حسابداری مدیریت بیمارستان عباس قدرت پناه ، محمد ابراهیم زاده ، محسن پورعلی و محمد غفاری بود که جهت راه اندازی آن از همکاری کارشناس حسابداری مدیریت خانم خدیجه سیروس و دیگر پزشکان و کارشناسان واحدهای مختلف بیمارستان بهره جست.

قابل ذکر می باشد حمایت و پشتیبانی مدیریت و هیات مدیره بیمارستان رضوی زمینه ساز پیاده سازی سیستم مذکور گردیده است.